Kebijakan Privasi Sistem Informasi Akademik (SIA) SMK SMTI Pontianak

KEBIJAKAN PRIVASI SMK SMTI PONTIANAK

Terakhir diperbarui: 01 Oktober 2026

 

PENDAHULUAN

1.             Selamat datang di platform layanan digital yang dioperasikan oleh Sekolah Menengah Kejuruan SMTI Pontianak (secara sendiri-sendiri dan/atau bersama-sama disebut sebagai “SMK SMTI Pontianak” atau “kami”). Kami dengan serius bertanggung jawab berdasarkan peraturan perundang-undangan tentang privasi yang berlaku (Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi atau “UU PDP”) dan berkomitmen untuk menghormati hak dan masalah privasi semua Pengguna Layanan Digital kami, yang mencakup Website Resmi dan Sistem Informasi Akademik (secara bersama-sama kami menyebut platform digital dan layanan yang kami sediakan sebagai “Layanan” atau “Platform”). Kami mengakui pentingnya data pribadi yang telah Anda percayakan kepada kami dan percaya bahwa merupakan tanggung jawab kami untuk mengelola, melindungi, dan memproses data pribadi Anda dengan standar terbaik. Kebijakan Privasi ini dirancang untuk membantu Anda memahami bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, mengungkapkan, dan/atau memproses data pribadi yang telah Anda berikan.

2.             Data Pribadi berarti setiap data, baik benar maupun tidak, tentang individu yang dapat diidentifikasi dari data tersebut, atau dari data dan informasi lainnya yang dapat diakses oleh suatu organisasi. Contoh umum Data Pribadi mencakup, namun tidak terbatas pada nama lengkap, nomor identitas (seperti NIK, NISN, NIP), informasi kontak (alamat, email, nomor telepon), dan data akademik/kepegawaian.

3.             Dengan menggunakan Layanan, mendaftarkan akun (login ke Sistem Informasi Akademik), mengunjungi Platform kami, atau mengakses Layanan, Anda dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui praktik serta kebijakan yang diuraikan dalam dokumen ini. APABILA ANDA TIDAK MENGIZINKAN PEMROSESAN DATA PRIBADI ANDA SEPERTI YANG DIJELASKAN DALAM KEBIJAKAN PRIVASI INI, MOHON JANGAN MENGGUNAKAN LAYANAN ATAU MENGAKSES PLATFORM KAMI. Kami berhak mengubah Kebijakan Privasi ini sewaktu-waktu sesuai dengan kebijakan internal sekolah dan/atau perubahan ketentuan hukum yang berlaku.

4.             Kebijakan ini berlaku untuk seluruh pengguna yang menggunakan Layanan (termasuk peserta didik, orang tua/wali, guru, tenaga kependidikan, dan masyarakat umum) kecuali secara tegas dinyatakan lain.

 

 

KAPAN SMK SMTI PONTIANAK MENGUMPULKAN DATA PRIBADI?

Kami akan mengumpulkan Data Pribadi Anda dalam berbagai cara, termasuk namun tidak terbatas pada:

1.          saat Anda mendaftar, login, dan/atau menggunakan Layanan Sistem Informasi Akademik atau Website kami;

2.          saat Anda mengisi formulir terkait proses Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB), administrasi sekolah, atau layanan lainnya baik secara digital maupun fisik;

3.          saat Anda berinteraksi dengan kami melalui telepon, surat, pertemuan tatap muka, media sosial, email, atau aplikasi pesan (seperti WhatsApp);

4.          saat Anda menggunakan fitur elektronik atau menyetujui penggunaan cookies pada perangkat Anda;

5.          saat Anda menyampaikan saran, pengaduan, atau mendaftar untuk suatu kegiatan sekolah; atau

6.          saat Anda mengirimkan Data Pribadi kepada kami dengan alasan apapun yang sah secara hukum.

 

Kami dapat mengumpulkan Data Pribadi Anda dari Anda langsung, instansi pemerintah terkait (seperti Dapodik Kementerian Pendidikan atau Pusdatin Kementerian Perindustrian), atau pihak ketiga yang sah.

 

DATA PRIBADI APA YANG AKAN DIKUMPULKAN?

Data pribadi yang mungkin dikumpulkan termasuk tetapi tidak terbatas pada:

1.           nama lengkap, tanggal lahir, dan jenis kelamin;

2.           Nomor Induk Kependudukan (NIK) / Kartu Keluarga, NISN, atau NIP;

3.           alamat email dan nomor telepon;

4.           alamat tempat tinggal dan informasi administrasi/keuangan terkait sekolah;

5.           informasi akademik (nilai, presensi, catatan bimbingan konseling);

6.           foto, termasuk pasfoto untuk sistem akademik;

7.           identitas yang dikeluarkan pemerintah untuk keperluan verifikasi; dan

8.           informasi teknis (log aktivitas, perangkat, alamat IP) saat Anda mengakses Layanan.

Anda setuju untuk tidak menyerahkan informasi yang tidak akurat atau menyesatkan, dan Anda setuju untuk memberitahukan kami atas perubahan informasi tersebut.

 

PENGUMPULAN DATA LAINNYA & LOKASI

1.             Perangkat Anda dapat mengirimkan informasi yang dicatat oleh server kami, termasuk alamat Internet Protocol (IP), sistem operasi, jenis browser, dan cookie untuk membantu situs mengingat kunjungan Anda. Informasi ini juga digunakan untuk analisis statistik anonim demi pengembangan Platform.

2.             Jika Anda memberikan izin, aplikasi/Platform kami mungkin mengumpulkan informasi lokasi perangkat Anda untuk fitur layanan tertentu. Anda dapat menonaktifkan layanan lokasi ini melalui pengaturan perangkat Anda.

 

COOKIES

1.             Sewaktu-waktu, kami dapat menggunakan “cookie” untuk memungkinkan kami mengumpulkan informasi sehubungan dengan penggunaan Anda atas Platform. Fitur ini membantu kami memperbaiki Layanan dan memantau penggunaan sistem.

2.             Anda boleh menolak penggunaan cookie dengan mengubah pengaturan browser Anda. Namun, hal ini mungkin membatasi fungsionalitas penuh Platform kami (seperti fitur auto-login).

 

BAGAIMANA KAMI MENGGUNAKAN INFORMASI ANDA?

Kami dapat mengumpulkan, menggunakan, mengungkapkan, dan/atau memproses data pribadi Anda untuk tujuan berikut ("Tujuan"):

1.             mengelola, mengoperasikan, dan mengurus akses Anda ke Sistem Informasi Akademik dan Website;

2.             penyelenggaraan kegiatan belajar mengajar, pengelolaan nilai, dan administrasi akademik/kepegawaian;

3.             menanggapi keluhan, pertanyaan, atau memberikan layanan bantuan (helpdesk);

4.             melindungi keselamatan pribadi, hak, dan keamanan siber lingkungan sekolah;

5.             menghubungi Anda terkait informasi administratif, pengumuman sekolah, jadwal, atau keadaan darurat;

6.             melaksanakan pelaporan wajib kepada instansi pemerintah (Kementerian Perindustrian, Kementerian Pendidikan, dll.);

7.             menyimpan, menyelenggarakan, dan membuat cadangan data (termasuk disaster recovery); dan/atau

8.             mencegah atau menyelidiki pelanggaran nyata/dugaan penipuan, peretasan, atau aktivitas melanggar hukum lainnya. 6.2 Kami dapat mengungkapkan Data Pribadi jika diwajibkan oleh hukum, perintah pengadilan, otoritas pemerintah, atau untuk melindungi hak dan keamanan SMK SMTI Pontianak dan publik.

 

PELINDUNGAN INFORMASI & ANAK BERKEBUTUHAN KHUSUS

1.             Kami menerapkan berbagai langkah pengamanan fisik dan teknis untuk memastikan keamanan data pribadi Anda di sistem kami. Akses dibatasi hanya kepada pegawai (seperti admin atau wali kelas) yang memiliki hak akses khusus. Namun demikian, tidak ada jaminan keamanan mutlak di internet yang dapat terhindarkan.

2.             Kami akan menyimpan data pribadi selama Anda aktif sebagai bagian dari SMK SMTI Pontianak dan menahannya sesuai dengan peraturan kearsipan nasional, lalu memusnahkannya secara aman saat tidak lagi diperlukan secara hukum.

3.             Kami sangat menghargai dan melindungi data pribadi pengguna dengan kebutuhan khusus, termasuk Anak Berkebutuhan Khusus (ABK). Pemrosesan data sensitif terkait kondisi medis atau kebutuhan khusus hanya dilakukan untuk penyesuaian layanan pendidikan dan keselamatan, serta tunduk pada persetujuan orang tua/wali yang sah. Data tersebut tidak akan digunakan untuk tujuan diskriminatif.

PENGUNGKAPAN KEPADA PIHAK KETIGA

1.             Kami dapat mengungkapkan data pribadi Anda kepada pihak ketiga secara terbatas untuk mendukung operasional sekolah, termasuk:

a.        instansi atau kementerian pemerintah (BPSDMI, Pusdatin, dll.);

b.       penyedia layanan infrastruktur IT (seperti vendor hosting atau pusat data) yang terikat perjanjian kerahasiaan ketat;

c.        mitra industri terkait program Praktik Kerja Lapangan (PKL) atas persetujuan Anda.

2.             SMK SMTI Pontianak mungkin memfasilitasi integrasi pembelajaran daring. Dengan menggunakan fitur tersebut, Anda juga setuju untuk terikat oleh Kebijakan Privasi dari penyedia layanan tersebut.

 

INFORMASI TENTANG ANAK-ANAK (DI BAWAH 18 TAHUN)

1.             Mengingat karakteristik peserta didik SMK, sebagian besar layanan kami digunakan oleh individu di bawah usia 18 (delapan belas) tahun. Pengumpulan Data Pribadi peserta didik dilakukan dengan persetujuan atau pendelegasian wewenang dari orang tua/wali hukum yang sah saat proses pendaftaran/PPDB. 

2.             Sebagai orang tua/wali yang sah, dengan mengizinkan anak Anda mendaftar dan mengikuti pendidikan di SMK SMTI Pontianak, Anda menyetujui pemrosesan Data Pribadi anak tersebut sesuai Kebijakan Privasi ini.

 

PENYANGKALAN KEAMANAN DAN SITUS PIHAK KETIGA

1.             Kami mengimplementasikan berbagai tindakan keamanan berlapis, namun kami tidak menjamin keamanan mutlak jika Anda memberikan data di luar Platform resmi kami.

2.             Platform kami mungkin berisi tautan ke situs web pihak ketiga. Kami tidak bertanggung jawab atas konten atau kebijakan privasi dari situs-situs yang ditautkan tersebut.

 

HAK-HAK PENGGUNA SEBAGAI SUBJEK DATA

Berdasarkan Pasal-Pasal hak subjek data pada UU PDP, Anda memiliki hak untuk:

1.             Akses & Koreksi: Meminta salinan dan memperbarui/memperbaiki Data Pribadi yang tidak akurat.

2.             Penghapusan/Penarikan Persetujuan: Meminta penghapusan data atau mencabut persetujuan, dengan catatan hal ini dapat mengakibatkan terhentinya akses Anda ke layanan akademik atau status administratif Anda sebagai bagian dari sekolah (tunduk pada kewajiban retensi data pemerintah).

3.             Pembatasan: Meminta penundaan pemrosesan data tertentu sesuai proporsinya.

 

HUBUNGI KAMI (PETUGAS PELINDUNGAN DATA PRIBADI)

Apabila Anda memiliki pertanyaan, keluhan, atau ingin menggunakan hak Anda terkait pelindungan data pribadi, silakan hubungi Pejabat/Petugas Pelindungan Data Pribadi (DPO) SMK SMTI Pontianak melalui:

1.             Email                                      : admin@smtipontianak.sch.id

2.             Telepon                                  : (0561) 732128

3.             WhatsApp resmi                    : 085251997211

4.             Alamat                                   : Jl. Sulawesi Dalam No. 31, Pontianak, Kalimantan Barat

 

LEGALITAS DAN SURAT KEPUTUSAN PENUNJUKAN DPO

Sebagai bentuk komitmen, transparansi, dan kepatuhan penuh terhadap Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi serta indikator tata kelola Pemerintahan Digital (Pemdi), SMK SMTI Pontianak telah menetapkan secara resmi Pejabat/Petugas Pelindungan Data Pribadi (Data Protection Officer) melalui Surat Keputusan (SK) Kepala Sekolah. Bagi pengguna layanan (peserta didik, orang tua/wali, guru, pegawai, dan masyarakat umum) yang ingin mengetahui rincian tugas, wewenang, ruang lingkup, serta legalitas penunjukan petugas kami, Anda dapat melihat dan mengakses salinan Surat Keputusan (SK) tersebut melalui tautan di bawah ini:

[Klik di sini untuk melihat SK Penunjukan Petugas Pelindungan Data Pribadi (DPO) SMK SMTI Pontianak]